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¿Qué obligaciones contables tiene un autónomo?

Es frecuente ver cómo algunos autónomos elaboran sus impuestos a partir de la simple suma de sus listados de facturas (expedidas y recibidas) y a continuación simplemente, rellenar y calcular el modelo de Hacienda con los resultados obtenidos. Incluso algunas gestorías actúan de la misma manera. Pero, ¿el autónomo tiene obligaciones contables? ¿Cómo debe elaborar su contabilidad?

El autónomo tiene la obligación de elaborar cada año un Libro Diario, con claridad, por orden de fechas y en euros. No tendrá la obligación de inscribir este libro en ningún registro mercantil, ni hacer públicas sus cuentas, pero la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), podrá exigirlo en cualquier momento, no sólo el del año en curso, sino los de los cuatro años inmediatamente anteriores.

El plazo de terminación del libro diario no es estricto, pero se recomienda tenerlo terminado en los 4 meses posteriores al cierre del ejercicio contable. En cualquier caso, la obligación de la presentación de las declaraciones fiscales hacen necesario que los apuntes contables estén actualizados trimestralmente.

El modelo de tributación de estimación directa simplificada, exigirá además la elaboración de los libros de facturas expedidas, facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias, de las que ya os hablamos en otra entrada del blog. Estos libros permiten desglosar con claridad el IVA soportado en sus compras y el repercutido en sus ventas, factura por factura tanto de proveedores como de clientes. El libro registro de bienes de inversión permitirá la regularización de las deducciones por este concepto. El libro de operaciones intracomunitarias determinará también con precisión las entregas y adquisiciones dentro de la UE, factura por factura.

Todos los libros exigidos a los autónomos por Hacienda deberán reflejar, sin excepción, número de factura, serie, fecha de expedición o recepción, nombre, apellidos, razón social y NIF de todos los proveedores y clientes. También deberán desglosar la base imponible, el IVA repercutido o soportado y especificar si está sujeto al régimen especial de criterio de caja. En caso de que la factura tenga distintos tipos de IVA, deberán aparecer las todas las bases imponibles y los distintos tipos de IVA perfectamente desglosados y coincidiendo con el total de factura.

El libro registro de bienes de inversión deberá contener los bienes adquiridos por el autónomo y que por su naturaleza y coste la Agencia Tributaria considera que no son un gasto, sino una inversión, es decir, no se van a consumir durante el ejercicio fiscal, y por tanto la deducción debe prorratearse en varios ejercicios.

Tampoco ninguno de estos libros contables tendrán que estar inscritos en ningún registro.

Sí debemos exigir siempre a nuestra gestoría o asesoría que al finalizar el ejercicio fiscal nos envíe todos estos libros, ya que deberemos guardarlos durante al menos cinco años por si nos los exige en cualquier momento la Agencia Tributaria.

A los autónomos que tributan a través de estimación directa simplificada o normal, no se les exige la contabilización de pagos y cobros de caja y bancos, con la excepción de que estén acogidos al criterio de caja. No es necesario que los libros contables recojan el control de todas las cuentas bancarias.

Aún así, es muy recomendable tener una cuenta solamente para el negocio, que no esté mezclada con la cuenta personal. En el caso de una revisión o inspección tributaria, aunque Hacienda no exige el desglose de cuentas bancarias en contabilidad, si que podrá exigir la aportación de todos o determinados movimientos de todas las que estén a nombre del autónomo, sobre todo en el caso de la utilización de un tpv, por lo que deben ser, en todos los casos, clarificadoras y coincidentes con los ingresos declarados.

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Las facturas de abono sirven para rectificar aquellas facturas emitidas en las que se haya cometido algún error en los importes, en los descuentos, en los impuestos o cuando se produce una devolución de la mercancía. Para corregirlo, se debe emitir una factura rectificativa con los datos correctos o con la devolución del producto en su caso.

Según informan desde el software de facturación online Quipu, uno de los casos más habituales en los que es necesario hacer una factura de abono es cuando un cliente devuelve un producto. La factura rectificativa justificará la devolución de dicho producto, y, de esta forma, se podrá reflejar el movimiento en la contabilidad. En esos casos, la factura de abono será en negativo y se tendrá que hacer constar la devolución del pedido en el albarán, donde se contemple dicha solicitud.

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Otra situación en la que hay que hacer una factura de abono es cuando se comete un error, por ejemplo, en el precio del producto, por lo que habrá que emitir una factura nueva corrigiendo dicho campo y anulando la anterior. Es muy importante que se haga constar la factura a la que hace referencia y que estamos rectificando. Nos basaremos, por tanto, en la factura original y reflejaremos la serie de numeración correspondiente, el tipo impositivo y la cuota repercutida sin incluir el IVA.

Casos en los que hay que hacer facturas rectificativas

En general, los casos en los que el autónomo debe emitir una factura rectificativa son:

  • Cuando la factura original incumpla alguno de los requisitos legales contemplados en la normativa vigente
  • Cuando se produzca la devolución total o parcial de un pedido
  • Si se ha cometido algún error en el tipo impositivo de IVA
  • Para recuperar el IVA de una factura que no se ha cobrado

Por tanto, si se comete algún error a la hora de emitir una factura no hay que alarmarse ya que el Reglamento contempla la emisión de facturas rectificativas, que pueden ser de abono, en negativo, en los casos en que se produce la devolución de una mercancía. También sirven para corregir algún dato erróneo del cliente.

Fuente: Cinco días

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